Office administration

Η εταιρεία μας με δραστηριότητα στον τομέα της φιλοξενίας και της τουριστικής διαχείρισης και την διαχείρηση ακινίτων, αναζητά Υπεύθυνο/η Διαχείρισης, με σκοπό τη διασφάλιση υψηλού επιπέδου εξυπηρέτησης πελατών και την ομαλή, αποδοτική λειτουργία. Περιγραφή Θέσης Ο/Η Υπεύθυνος/η Διαχείρισης έχει κεντρικό ρόλο στη συνολική εμπειρία διαμονής των επισκεπτών και αποτελεί το βασικό σημείο επικοινωνίας μεταξύ πελατών, διοίκησης και λοιπών τμημάτων του ξενοδοχείου, διαμερισμάτων, καθώς και το πρώτο σημείο επαφής του πελάτη με το ξενοδοχείο κατά την άφιξη και την υποδοχή του. Είναι υπεύθυνος/η για την καθημερινή λειτουργία της υποδοχής, την τήρηση των διαδικασιών, τον συντονισμό εργασιών και τη διαχείριση αιτημάτων, με γνώμονα την παροχή ποιοτικών υπηρεσιών φιλοξενίας. Η θέση απαιτεί άριστες οργανωτικές και επικοινωνιακές δεξιότητες, επαγγελματισμό, διακριτικότητα και ικανότητα διαχείρισης πολλαπλών αρμοδιοτήτων σε ένα δυναμικό περιβάλλον. Καθήκοντα και Αρμοδιότητες Υποδοχή επισκεπτών και διαχείριση διαδικασιών άφιξης (check-in) και αναχώρησης (check-out) Διαχείριση των ακίνητων που κατέχει η επιχείρηση Πλήρης διαχείριση κρατήσεων μέσω τηλεφώνου, email και συστημάτων κρατήσεων Παροχή πληροφοριών σχετικά με τις παροχές του ξενοδοχείου, τις υπηρεσίες και τα σημεία ενδιαφέροντος της περιοχής Διαχείριση οικονομικών συναλλαγών, πληρωμών, τιμολογήσεων και ταμείου υποδοχής Επίβλεψη της εύρυθμης λειτουργίας της υποδοχής και τήρηση των εσωτερικών διαδικασιών Συντονισμός και καθημερινή επικοινωνία με τα τμήματα housekeeping, συντήρησης και διοίκησης Καταγραφή, παρακολούθηση και επίλυση παραπόνων ή ειδικών αιτημάτων πελατών με επαγγελματισμό Διαχείριση ειδικών περιστατικών και άμεση αντιμετώπιση προβλημάτων Τήρηση αρχείων πελατών και ενημέρωση βάσεων δεδομένων Διασφάλιση της εικόνας, της τάξης και της επαγγελματικής παρουσίας του χώρου υποδοχής Συμβολή στη βελτίωση των παρεχόμενων υπηρεσιών και της εμπειρίας φιλοξενίας Επικοινωνία με την διοίκηση και καθημερινή ενημέρωση αναφορικά με το τμήμα υποδοχής Συμμετοχή σε συναντήσεις με το προσωπικό του τμήματος, με το υπόλοιπο προσωπικό και την διοίκηση του ξενοδοχείου Απαραίτητα Προσόντα Προϋπηρεσία σε αντίστοιχη θέση υποδοχής σε ξενοδοχειακή μονάδα Άριστη γνώση ελληνικής και αγγλικής γλώσσας Πολύ καλή γνώση χειρισμού Η/Υ και ξενοδοχειακών συστημάτων κρατήσεων Ισχυρές οργανωτικές και επικοινωνιακές δεξιότητες Ικανότητα διαχείρισης χρόνου και εργασίας υπό πίεση Ευγένεια, επαγγελματισμός και πελατοκεντρική φιλοσοφία Ομαδικό πνεύμα και υπευθυνότητα Επιπρόσθετα Προσόντα Πτυχίο ή δίπλωμα σε Γραμματειακές Σπουδές, Τουριστικά Επαγγέλματα, Διοίκηση Τουριστικών Μονάδων, Marketing ή συναφή ειδικότητα Προηγούμενη εμπειρία σε θέση εποπτείας ή συντονισμού προσωπικού Επιπλέον ξένες γλώσσες θα θεωρηθούν σημαντικό προσόν Γνώση διαδικασιών ποιοτικού ελέγχου και εξυπηρέτησης πελατών